- les référents : chaque fourmi qui souhaitant intégrer un nouveau producteur/fournisseur peut devenir référente ;
- les membres du bureau ;
- les membres du CA ;
- les responsables de groupe ;
- les producteurs/fournisseurs.
Comment ça se passe pour les référents ?
Les référents assurent l’intermédiaire entre le bureau de la fourmilière et le producteur. Ils s’occupent de récupérer les tarifs à jour en amont de la commande et de les mettre à jour dans Socléo.
Après la réunion de commande, ils passent commande auprès des producteurs/fournisseurs, assurent la réception de la marchandise et surtout la distribution le jour J.
Comment ça se passe pour le bureau ?
Les membres du bureau sont très sollicités, notamment les trésoriers et secrétaires, même si certaines tâches sont partageables « à la volée », c’est nécessaire d’avoir plusieurs personnes compétentes sur ces postes car le travail est lourd et la fenêtre de temps n’est pas négociable.
Le secrétaire travaille aux respects des dates : il s'assure que les référents n'ont pas de problèmes pour gérer Socléo.
Juste avant la réunion de commande, le secrétaire s'assure que toutes les commandes sont correctes dans Socléo.
Pendant la réunion de commande, le secrétaire modifie les quantité pour respecter les conditionnements.
Le trésorier
Il collecte et encaisse les chèques des fourmis et groupes, pointe les virement bancaire et met à jour Socléo. Il fait les chèques aux référents pour qu’ils puissent payer les fournisseurs.
Après la distribution, vient le temps de la régulation. C’est à dire qu’il manque toujours des produits à certains, des produits en trop pour d’autres. Certains fournisseurs changent parfois leur tarifs ou décident d’appliquer des frais de port imprévus. Bref pour des tas de raisons (souvent des erreurs humaines) les montants de la commande ne tombent jamais pile avec les montants de factures…
Le trésorier fait donc un travail de fourmi : il observe les factures et les commandes, les confronte et fait des chèques pour dédommager les fourmis et payer les fournisseurs.
Les groupes
Dans un soucis de simplification de travail du bureau, nous avons mis en place le système des groupes. L’idée c’est qu’un groupe de personnes (proches géographiquement ou socialement) font une seule commande. En fait, ils reproduisent le fonctionnement du bureau (de façon simplifiée) et donnent au bureau une seule commande pour tout le groupe. Ainsi le bureau dessert un grande quantité de personnes sans entrer dans les détails des groupes.
Cela déporte de la charge de travail administratif et de distribution de la fourmilière vers le groupe.
Les outils de communication
Trois listes de diffusion sont utilisées pour communiquer à différents niveaux :
- touteslesfourmis : les annonces des prochaines commandes, les appels à réunion, les comptes-rendus d’AG sont envoyés sur cette liste, à laquelle sont inscrites toutes les fourmis qui ont commandé au moins une fois, ou les fourmis qui vont commander pour la première fois (demander l’inscription ici).
- acteurs : l’organisation des commandes, la mise à jour des références et leurs prix, les discussions autour des produits, ont lieu sur cette liste, à laquelle sont inscrites les fourmis membres du CA et les fourmis référentes de produits.
- noyau : la préparation des réunions, les décisions opérationnelles rapides, sont prises sur cette liste, à laquelle sont inscrites les fourmis membres du bureau et les fourmis impliquées dans l’organisation des commandes et des distributions.
Ces listes de diffusion sont hébergées par l’association partenaire ilico.